Создание клиента

В разделе Клиент — Клиенты есть весь список клиентов. Его можно отфильтровать по менеджеру или статусу, а также воспользоваться поиском нужного клиента.

Чтобы добавить нового клиента нужно нажать кнопку Создать и заполнить предварительную информацию о клиенте.

После сохранения откроется Карточка клиента. Основная информация выведена в верхнем блоке. Также в карточке есть следующие блоки:

Основное

На данной странице отражена информация об основных параметрах клиента и программе, которая применяется для него.

Есть поля для ручного ввода веса, роста и индекса физической активности.

Кроме того, на странице можно указать цель питания и выбрать программу питания.

В зависимости от выбранной программы в блоке «Распределение БЖУ» автоматически выбирается процентное отношение жиров, белков и углеводов для будущего меню. При желании соотношение БЖУ можно выставить вручную

Вкладка Ограничения

На странице указываются ограничения продуктов, категорий блюд, которые ответственный менеджер будет учитывать при формировании меню для клиента для производства.

В системе реализована возможность работы с ограничениями клиентов. При заполнении карточки клиента, менеджер на вкладку ограничения вносит те продукты, блюда, категории блюд, которые никак не должны оказаться в рационе клиента. Пользователь может исключить продукт, группу продуктов, либо блюдо. 

Всегда — это значит, что ни в один прием пищи не должен попасть исключаемый элемент, при выборе конкретного приема пищи, будет означать, что в это прием пищи не должен попадать исключаемый элемент, обычно это используется, когда клиент, например, не хочет получать на полдник смузи, либо десерт, тогда пользователь выбирает категорию полдник и группу блюд десерт. Менеджер может выбирать для какого приема пищи действует ограничение (завтрак, второй завтрак, обед, ужин и тд., в зависимости от настройки соответствующего справочника). Ограничения можно временно отключать и включать в случаях, например, когда на определенный период для клиента действует диета и данный продукт.

Далее система автоматически рассчитает те блюда, которые будут в исключениях у клиента. Важно помнить, чем больше ограничений у клиента и меньше база блюд (технологических карт), тем однообразнее будет меню клиента и будет больше сложностей в работе производства.

Есть поле для комментария, чтобы оставить свободное сообщение для производства

Скоро. Исключения по тегам и свойствам продуктов. Например присваиваем продуктам перец, имбирь, и т.п. свойство «острое», далее в исключениях клиента можно выбрать «Острое» и в исключения попадут все блюда, в которых есть продукты с данным свойством.

Вкладка Финансы

На данной вкладке отображено состояние баланса клиента и движение документов. Кликая по ссылке можно перейти к документу при наличии определенных прав доступа.

На данной вкладке отображено состояние баланса клиента и движение документов. Здесь отображаются аты об указанных услугах и поступление оплат от клиента. Кликая по ссылке можно перейти к документу, при наличии определенных прав доступа.

Вкладка Счета

В разделе отображаются счета, выставленные клиентам. Баланс — это полученные средства и реализации рационов клиенту на текущую дату.  К оплате — это Баланс + подтвержденные дни питания, но еще не реализованные клиенту.

  • Оплата через курьера

Получение наличных нужно использовать при передаче оплаты через курьера.

1.Создать заявку на получение наличных. Для создания заявки на получение наличных на оплату необходимо зайти в карточку клиента, выбрать вкладку Счета и нажать на кнопку Создать. Далее выбрать из раскрывающегося списка способ оплаты Получение оплаты. Появляется окно создания документа, где пользователь может выбрать любой доступный день доставки клиента и тип операции: наличные или банковская карта (при оплате через терминал у курьера)

В списке Счета появится новый документ. Не оплаченный документ пользователь может отредактировать, изменить сумму, при этом информация о пользователе запишется в документ. Если в компании используется плагин разделения выручки между менеджерами по документам оплат, то данная информация будет использоваться в отчете. В системе реализована функция, которая проверяет счета на наличные, у которых дата оплаты назначена на день на который нет даты доставки, либо нет даты оплаты (при поступлении заявки с сайта) и производит удаление таких счетов.
Если у клиента на конкретную дату питания существует неоплаченный счет и пользователь отменяет этот день питания (меняет статус на «Не питается»), то счет удаляется, при этом пользователю выводится сообщение. В таком случае необходимо перейти на вкладку счета и выставить заявку на наличные повторно.

2. Далее документ появится в интерфейсе курьера и в разделе Оплаты клиентов на вкладке Заявки на деньги. Курьер, получив денежные средства, нажимает в приложении кнопку “Получить” для перевода заявки в раздел «Деньги в пути». Система учитывает, что деньги получены, но еще не внесены в кассу предприятия. Ту же операцию можно совершить из системы, нажав в разделе Клиенты — Документы — Оплаты клиентов на вкладке Заявки на деньги кнопку Получить.

В системе существует возможность печати Приходного Кассового Ордера для расчета с клиентом. Если тип платежа — Наличные, то в списке напротив выбранной заявки можно нажать кнопку «ПКО»

3. Заявка переносится в список на вкладку «Деньги в пути». После получения денежных средств в кассу предприятия, оплату клиента из «деньги в пути» необходимо перенести в «полученные деньги».  Для этого необходимо перейти в раздел Клиенты — Документы — Оплаты клиентов. На вкладке Деньги в пути нужно нажать кнопку «Принять» у тех оплаты, которые вносят в кассу. С помощью чек-боксов справа, можно выделить несколько оплат и принять в кассу только выделенные.

Для учета денежных средств в кассе предприятия, необходимо распечатать отчет по полученным денежным средствам от клиентов, нажав на кнопку «Печать отчета». Для просмотра документа «Поступление денежных средств в кассу предприятия (ПКО)» в системе, необходимо нажать кнопку «Документ».

Для проверки выставленных счетов используйте таблицу  /client-invoice Финансы — Отчет по выставленным счетам.

  • Внести на депозит

Для предоставления клиенту сертификата на покупку или скидки нужно создать документ Внесение на депозит.

  1. Необходимо зайти в карточку клиента, выбрать вкладку «Счета» и нажать на кнопку «Создать». Далее выбрать из раскрывающегося списка способ оплаты «Внести на депозит». Появляется окно создания документа, где пользователь может выбрать Вид оплаты.
  2. Если пользователь выбирает вид Сертификат, система предложит Виды сертификата, например “Подарочный”. Виды сертификатов можно задать в настройках
  3. Далее документ появится в разделе «Деньги в пути». Система учитывает, что сертификат выдан, но не использован Клиентом.
  4. Когда Клиент решит им воспользоваться, в разделе Клиенты — Документы — Оплаты клиентов на вкладке Деньги в пути нужно нажать кнопку «Принять» напротив его сертификата.
  • Счет на оплату

Для выставления счета на организацию необходимо зайти в карточку клиента, выбрать вкладку «Счета» и нажать на кнопку «Создать». Далее выбрать из раскрывающегося списка способ оплаты Счет на оплату. После чего откроется всплывающее окно для заполнения параметров выставления счета (наименование юр. лица, сумма оплаты).

Нажимая на кнопку создать счет, появляется кнопка Скачать счет

Скачивается печатная версия счета и отправляется клиенту и ответственному бухгалтеру за поступление оплат от клиентов для оперативного контроля. Печатная версия счета не сохраняется в системе.

  • Оплата с сайта

Если у вас подключен плагин интеграция с сайтом на Tilda, вы можете фиксировать заявки и оплаты от клиентов в системе.

  1. Необходимо подключить на вашем сайте оплату через платежную систему СloudPayments. подробная инструкция по ссылке
  2. Когда клиент оформляет заказ на сайте, в систему будет приходить новая заявка с Именем и контактными данными. В зависимости от выбранной оплаты система будет фиксировать следующие данные:
  • Если клиент выбрал оплату через СloudPayments и оплата прошла успешно, то система создаст новую заявку и Счет в карточке клиента на эту сумму: Тип СloudPayments. Статус Оплачено
  • Если клиент выбрал оплату через СloudPayments, но оплата не прошла, то система создаст новую заявку и Счет в карточке клиента на эту сумму: Тип СloudPayments. Статус Неоплачено
  • Если клиент выбрал оплату Наличными, то система создаст только новую заявку, счет создаваться не будет. Оплата наличными привязана в подтвержденному календарю клиента. Подробнее в Заявка на получение наличных

Вкладка Календарь питания

Календарь питания является основным инструментом для контроля за выполнением программы для клиента.

Здесь можно выбрать какое маркетинговое название у программы, а какое производственное для цеха.

Выбрав количество дней программы и стоимость одного дня система посчитает сумму и выведет в отдельном поле.

Обязательно необходимо выбрать дату старта программы, чтобы система отобразила в календаре дни программы и тип контейнера, в котором доставляется готовое меню.

При нажатии кнопки «Предварительное меню» выгружается PDF файл с меню на все дни программы.

В разделе есть календарь с наглядным представлением периода программы для клиента и таблица с указанием параметров программы на каждый день. При необходимости можно настроить разные программы и стоимость для разных дней для одного клиента.

Если клиент решил на какой-то день отменить питание, то это можно сделать сменив статус дня на «не питается»

Также уже в созданном календаре можно склеить дни питания в один, это значит, что производство в 1 день приготовит несколько разных комплексов для одного клиента. Это случается, когда клиент намерен уехать на пару дней, но останавливать питание не хочет и ему нужно в один день привезти рационы на несколько дней вперед. Будьте разумными, не все блюда могут оставаться свежими длительное время.

+ Плагин Автоматическая склейка по шаблону

Плагин предназначен для автоматической склейки дней питания по заданному шаблону (2+2+1 \ 2+2+2+1). Это значит, что при составлении Календаря питания клиентов выбрать шаблон склейки, система автоматически назначит дни доставки начиная с первого дня и учитывая пропуск выходных дней для тех, клиентов которые не питаются в эти дни.

Скоро. Плагин -Настройка количества приемов пищи в календаре питания. Данная опция предназначена для более тонкой настройки дня питания, можно убрать или добавить любой прием пищи, если, например, клиент организовывает себе завтрак самостоятельно, либо хочет добавить еще один обед для другого человека.

+ Плагин Промокод

Если в работе существует возможность применения клиентом промокода, для его активации и учета в календаре питания клиента необходимо выбрать нужное количество дней в таблице календаря питания. Можно применять промокоды как к одному дню, так и ко всем. Для того что бы выбрать один или несколько дней, необходимо проставить галочки напротив нужных дней. Далее под таблицей нажать на кнопку «Действия для выбранных» и выбрать из раскрывающегося списка «Применить промокод».

После во всплывающем окне, необходимо выбрать нужный промокод из раскрывающегося списка и нажать на кнопку «Применить». Система визуально отметит в таблице дни с примененным промокодом знаком «%» напротив соответствующего дня. А итоговую стоимость календаря питания пересчитает с учетом скидки.

Вкладка Меню

На данной вкладке отображается список документов индивидуального меню клиента, которые были доставлены. Меню можно отметить чек боксами и либо распечатать, либо отправить на E-Mail клиенту, при условии, что поле e-mail у клиента заполнено. Кликая по ссылке можно перейти к документу при наличии определенных прав доступа

Вкладка Доставка

Во вкладке указывается информация по курьеру, который работает с данным клиентом и доставляет меню в соответствии с программой.

Можно выбрать курьера из списка, количество столовых приборов вместе с рационом, стоимость оплаты доставки курьеру, свободный комментарий. Данные по оплате используются в дальнейшем для расчета курьера. В случае, если стоимость доставки у клиента единоразово изменилась (повезли на другой адрес за город), то эти данные можно отредактировать при составлении маршрутного листа.

Существует настройки адреса и времени доставки, причем можно настраивать отдельно для будних и выходных дней.

Для корректной настройки адреса доставки необходимо сперва занести адрес доставки в соответствующие поля для будних и выходных дней, указать время доставки и нажать кнопку Сохранить.В системе существует возможность изменения доставки одного или нескольких дней в отдельности. Для этого необходимо перейти во вкладку Календарь питания карточки клиента и нажать на кнопку Показать/скрыть данные по доставке

+Плагин Google Maps

Для корректной настройки адреса доставки необходимо сперва занести адрес доставки в соответствующие поля для будних и выходных дней, указать время доставки и нажать кнопку «Сохранить».

Далее, рядом со строкой адреса будет изображение глобуса красного цвета, необходимо нажать на него и во всплывающем окне подтвердить адрес на гугл-картах. Т.е. проверить корректность самого адреса (необходимо указывать адреса без сокращений типа ул.,д. и т. д., соблюдать пробелы между данными), нажать кнопку «Найти» и проверить правильность постановки метки на карте. После этого нажать кнопку «Сохранить» на всплывающем окне.

Если адрес занесен корректно и система идентифицировала его на картах, рядом со строкой адресов должно отображаться изображение глобуса зеленого цвета.

+Плагин. Именение доставки одного или нескольких дней в отдельности.

В системе существует возможность изменения доставки одного или нескольких дней в отдельности. Для этого необходимо перейти во вкладку «Календарь питания» карточки клиента и нажать на кнопку «Показать/скрыть данные по доставке»

После, в таблице ниже, появятся строки с возможностью введения адреса и времени доставки:

После заведения адреса и времени доставки необходимо нажать кнопку «Сохранить календарь питания».

Далее, рядом со строкой адреса будет изображение глобуса красного цвета, необходимо нажать на него и во всплывающем окне подтвердить адрес на гугл-картах. Т.е. проверить корректность самого адреса (необходимо указывать адреса без сокращений типа ул.,д. и т. д., соблюдать пробелы между данными), нажать кнопку «Найти» и проверить правильность постановки метки на карте. После этого нажать кнопку «Сохранить» на всплывающем окне.

Если адрес занесен корректно и система идентифицировала его на картах, рядом со строкой адресов должно отображаться изображение глобуса зеленого цвета.