В разделе Клиент — Карточка клиента — Счета отображаются счета, выставленные клиенту. Баланс — это полученные средства и реализации рационов клиенту на текущую дату.  К оплате — это Баланс + подтвержденные дни питания, но еще не реализованные клиенту.

Получение средств через курьера

Получение наличных нужно использовать при передаче оплаты через курьера.

1.Создать заявку на получение наличных. Для создания заявки на получение наличных на оплату необходимо зайти в карточку клиента, выбрать вкладку Счета и нажать на кнопку Создать. Далее выбрать из раскрывающегося списка способ оплаты Получение оплаты. Появляется окно создания документа, где пользователь может выбрать любой доступный день доставки клиента и тип операции: наличные или банковская карта (при оплате через терминал у курьера)

В списке Счета появится новый документ. Не оплаченный документ пользователь может отредактировать, изменить сумму, при этом информация о пользователе запишется в документ. Если в компании используется плагин разделения выручки между менеджерами по документам оплат, то данная информация будет использоваться в отчете. В системе реализована функция, которая проверяет счета на наличные, у которых дата оплаты назначена на день на который нет даты доставки, либо нет даты оплаты (при поступлении заявки с сайта) и производит удаление таких счетов.
Если у клиента на конкретную дату питания существует неоплаченный счет и пользователь отменяет этот день питания (меняет статус на «Не питается»), то счет удаляется, при этом пользователю выводится сообщение. В таком случае необходимо перейти на вкладку счета и выставить заявку на наличные повторно.

2. Далее документ появится в интерфейсе курьера и в разделе Оплаты клиентов на вкладке Заявки на деньги. Курьер, получив денежные средства, нажимает в приложении кнопку “Получить” для перевода заявки в раздел «Деньги в пути». Система учитывает, что деньги получены, но еще не внесены в кассу предприятия. Ту же операцию можно совершить из системы, нажав в разделе Клиенты — Документы — Оплаты клиентов на вкладке Заявки на деньги кнопку Получить.

В системе существует возможность печати Приходного Кассового Ордера для расчета с клиентом. Если тип платежа — Наличные, то в списке напротив выбранной заявки можно нажать кнопку «ПКО»

3. Заявка переносится в список на вкладку «Деньги в пути». После получения денежных средств в кассу предприятия, оплату клиента из «деньги в пути» необходимо перенести в «полученные деньги».  Для этого необходимо перейти в раздел Клиенты — Документы — Оплаты клиентов. На вкладке Деньги в пути нужно нажать кнопку «Принять» у тех оплаты, которые вносят в кассу. С помощью чек-боксов справа, можно выделить несколько оплат и принять в кассу только выделенные.

Для учета денежных средств в кассе предприятия, необходимо распечатать отчет по полученным денежным средствам от клиентов, нажав на кнопку «Печать отчета». Для просмотра документа «Поступление денежных средств в кассу предприятия (ПКО)» в системе, необходимо нажать кнопку «Документ».

Для проверки выставленных счетов используйте таблицу  /client-invoice Финансы — Отчет по выставленным счетам.

+ Интеграция Cloud Payments. Оплата по ссылке

Для создания ссылки на оплату необходимо зайти в карточку клиента, выбрать вкладку «Счета» и нажать на кнопку «Создать». Далее выбрать из раскрывающегося списка способ оплаты Оплата на сайте

После появления всплывающего окна необходимо проверить либо изменить сумму к оплате. Система автоматически ставит сумму исходя из баланса клиента. И далее нажать кнопку «Создать счет». Появится ссылка на оплату через сайт. Для отправки ее клиенту нажмите на кнопку «скопировать» и отправьте клиенту.

Не оплаченный документ пользователь может отредактировать, изменить сумму, при этом информация о пользователе запишется в документ. Если в компании используется плагин разделения выручки между менеджерами по документам оплат, то данная информация будет использоваться в отчете.

Пользователь может удалить неоплаченный счет, нажав на соответствующую иконку.

Счет на оплату

Для выставления счета на организацию необходимо зайти в карточку клиента, выбрать вкладку «Счета» и нажать на кнопку «Создать». Далее выбрать из раскрывающегося списка способ оплаты «Счет на оплату». После чего откроется всплывающее окно для заполнения параметров выставления счета (наименование юр. лица, сумма оплаты).

Нажимая на кнопку создать счет, появляется кнопка «Скачать счет»

Скачивается печатная версия счета и отправляется клиенту и ответственному бухгалтеру за поступление оплат от клиентов для оперативного контроля. Печатная версия счета не сохраняется в системе.

Внесение на депозит

Для предоставления клиенту сертификата на покупку или скидки нужно создать документ Внесение на депозит.

  1. Необходимо зайти в карточку клиента, выбрать вкладку «Счета» и нажать на кнопку «Создать». Далее выбрать из раскрывающегося списка способ оплаты «Внести на депозит». Появляется окно создания документа, где пользователь может выбрать Вид оплаты.
  2. Если пользователь выбирает вид Сертификат, система предложит Виды сертификата, например “Подарочный”. Виды сертификатов можно задать в настройках Сертификатов
  3. Далее документ появится в разделе «Деньги в пути». Система учитывает, что сертификат выдан, но не использован Клиентом.
  4. Когда Клиент решит им воспользоваться, в разделе Клиенты — Документы — Оплаты клиентов на вкладке Деньги в пути нужно нажать кнопку «Принять» напротив его сертификата.

+ Интеграция с Tilda. Оплата на сайте

Если у вас подключена интеграция с сайтом на Tilda, вы можете получать информацию о заявках и оплатах клиентов в систему.

  1. Необходимо подключить на вашем сайте оплату через платежную систему СloudPayments. подробная инструкция по ссылке
  2. Когда клиент оформляет заказ на сайте, в систему будет приходить новая заявка с Именем и контактными данными. В зависимости от выбранного типа оплаты, система будет фиксировать следующие данные:
  • Если клиент выбрал оплату через СloudPayments и оплата прошла успешно, то система создаст новую заявку и Счет в карточке клиента на эту сумму: Тип СloudPayments. Статус Оплачено
  • Если клиент выбрал оплату через СloudPayments, но оплата не прошла, то система создаст новую заявку и Счет в карточке клиента на эту сумму: Тип СloudPayments. Статус Неоплачено
  • Если клиент выбрал оплату Наличными, то система создаст только новую заявку, счет создаваться не будет. Оплата наличными привязана в подтвержденному календарю клиента. Подробнее в Получение средств через курьера

Таблица с документами оплат клиентов

В системе создана таблица с документами оплат клиентов

Финансы — Отчеты-Отчет по выставленным счетам.

Пользователь с правами администратора может создавать, просматривать, удалять, подтверждать оплату в каждом документе.

Остальные пользователи могут лишь просматривать таблицу и фильтровать значения