Для того, чтобы использовать все функции системы, выполните эти 8 шагов первичной настройки. Они позволят вам структурировать работу и разобраться в базовых терминах.

1 Ввод информации о компании

В первую очередь необходимо ввести все данные об организации. 

Перейдите в раздел Настройка — Организации — Создать.  Заполните все поля информации о вашей компании. 

Заполните информацию о расчетных счетах, реквизитах, адресах. Во вкладке Реквизиты для документов и платежек обязательно укажите ответственных лиц. Если в списках сотрудников пока пусто, заполните эту вкладку позже.

2 Заполнение справочников

Ввод всех параметров элементов номенклатуры является самым трудоемким процессом при настройке системы. Максимально точное и правильное заполнение этих справочников непосредственным образом влияет на процесс учета движения товарно-материальных ресурсов.

Необходимо перенести всю информацию о продуктах и товарах в справочники. Сначала перейдите в Товары и склады — Настройки — Группы номенклатур/продуктов и введите группы, на которые они будут подразделяться. В Продуктах это могут быть Рыба, Птица, Мясо. В Группах номенклатур — Моющие средства, Упаковка, Одноразовые материалы

Далее заполните раздел Товары и склады — Справочники — Продукты.  К каждому продукту пользователь может добавить фотографию и калорийность и БЖУ.

Раздел Товары и склады — Справочники — Товары заполните непродовольственными товарами. В первую очередь рекомендуем внести данные об используемой упаковке для рационов.

Перейдите в раздел Производство — Настройки — Комплекты упаковки и объедините внесенные товары в комплекты. Их можно будет привязать к определенному блюду, что облегчит сборку рационов и списание товаров

3 Создание полуфабрикатов и блюд

Сначала необходимо заполнить Группы блюд, Категории блюд и Стили блюд. Переходим в раздел Производство — Настройки — Категории блюд. В Категориях введите, на какие разделы подразделяются блюда (Каши, Супы, Салаты), впоследствии их можно использовать как исключения, например, если клиент категорически не ест каши. В Производство — Настройки — Стили блюд можно ввести объединяющие  блюда информацию, например, Гипоаллергенный, Вегетарианский. 

В Производство — Настройки — Группы блюд обозначьте, 

Для занесения блюд и полуфабрикатов существует единый справочник Блюда. 

Переходим в раздел Производство — Справочники — Блюда

Для создания полуфабриката, нужно в карточку поставить чек-бокс «полуфабрикат», единица измерения —  кг. Полуфабрикат можно создавать на любое количество выхода, важно это указать в самом низу в поле «Выход в кг» для того, чтобы система корректно его рассчитывала.

Для создания блюда единица измерения указывать — порц. в самом низу указать в поле «выход » выход одной порции и обязательно указать в поле Порции на какое количество порций создана ТК.

4 Ввод Маркетинговых программ

Маркетинговая программа (МП) подразумевает группу, объединяющую под собой программы с разной калорийностью (далее Производственные программы-ПП). Маркетинговая программа — это коммерческое название системы рационов, которое фигурирует в маркетинге компании.  Например МП «Низкоуглеводная» объединяет разновидность ПП по калорийности (1200 кк, 1400 кк, 1600кк, и т.д.)

Создаем Маркетинговую программу Клиенты — Настройки — Маркетинговые программы. Если программа имеет подпрограммы — в строке Родитель ничего не выбираем. При создании подпрограммы, в поле Родитель нужно будет отметить родительскую программу.

При создании родительской МП поле Стиль питания заполнять не нужно При создании подпрограммы, например, вегетарианской версии МП “Низкоуглеводная” ,поле название заполнять не нужно, в стиле питания отметить Вегетарианский, в поле Родитель отметить родительскую программу. Система сама формирует наименование МП.

5 Ввод Производственных программ

Производственная программа — это программа, объединяющая шаблоны меню, как правило по калорийности. Переходим в Производство — Справочники — Производственные программы

Заполняем все поля в карточке производственной программы, поле Код можно заполнить произвольно, рекомендуется использовать латинские буквы или цифры, длину ограничивать 4 символами.
Чтоб программа отображалась в нужном разделе Маркетинговой программы, необходимо перейти в пункт меню «Соответствие программ» и проставить нужное соответствие.

6 Создание шаблонов меню

Шаблон меню это набор блюд распределенных по приемам пищи, с указанием выхода порции и выхода в граммах каждого блюда. 

Создание меню. Переходим в Производство — Справочники — Шаблоны меню. Выбираем производственную программу, к которой относится Шаблон меню. Отмечаем день питания, к которому относится это меню. Подбираем в Приемы пищи блюда, соответствующие калорийности ПП и направлению МП.

Если в техкарте блюда не предусмотрено его дробление (см. «Возможность дробления») , то в шаблон меню можно поставить только целое число (Например «Котлета из телятины» = 1 порция, 2 порции, нельзя поставить 1.5 порции) Система выделит строчку красным цветом, если правило будет нарушено.

7 Создание Прайс-Листа

В разделе Клиенты — Настройки — Прайс-листы заполняются цены на программы питания.  Можно создать несколько прайс-листов, действующие в разные периоды.

Заполняется основная информация по новому прайсу: Название, период действия и пр.

На вкладке Цены на производственные программы нужно создать новую. Нажимаем Создать, выбираем Производственную программу.  В самой карточке добавлен чек- бокс Использовать привязку цен, который может включать/отключать привязку диапазона дней к цене. 

Если он включен, то в карточке клиента при формировании календаря питания, пользователь сможет выбрать только ту цену дня, которая соответствует диапазону цен в прайсе, либо ввести вручную нужную цену.

Переходим на Цена производственной программы по дням. 

В карточке редактирования цен на программу питания напротив каждой цены есть поле:

Дни от     до — ввод натурального числа, поля обязательные для заполнения. Суть этих полей в том, чтоб при выборе количества дней при формировании календаря питания, система подставляла автоматом ту цену, которая соответствует заданному диапазону в прайс листе. Диапазон дней, к примеру, от 5 до 5, означается, что данная цена действует конкретно на 5 дней. Система производит проверку, чтоб не было пустых диапазонов и выводит сообщение при обнаружении ошибки. Например существует цена для диапазона от 1 до 10 дней и от 11 до 30 — система выдаст ошибку, так как нет цены для программы питания свыше 30 дней. В таком случае надо либо создать третий диапазон с другой ценой от 31 дня до бесконечности, либо изменить второй диапазон с 11 дней до бесконечности.

Если включен в прайсе Параметр Использовать привязку цен, то в карточке клиента при формировании календаря питания, пользователь сможет выбрать только ту цену дня, которая соответствует диапазону цен в прайсе, либо ввести вручную нужную цену.

8 Настройка сотрудников

Создание сотрудника.В системе возможно создание карточки сотрудника с доступом или без доступа в систему. Сотрудников без доступа можно внести для учета в расчетах заработной платы (например кухонный работник). Для этого переходим в раздел Зарплата и кадры — Сотрудники, нажимаем кнопку “Создать” и заполняем все поля на  вкладках:

  • Основное
  • Работа*
  • Роли*

Если сотруднику нужен доступ для работы в системе, включаем чек-бокс “Активный”, появятся дополнительные поля для создания пары Логин\Пароль (только латиница). Рекомендуем создавать логин по следующему принципу: Петров Иван -> i_petrov Пароль должен состоять из Латинских букв в разных регистрах и цифр. Рекомендуем пользоваться сервисов для генерации паролей https://randstuff.ru/password/ После заполнения нажимаем кнопку “Сохранить”. Чтобы сменить пароль пользователю достаточно ввести новый пароль в поле “Пароль” и сохранить карточку сотрудника. Для того чтобы заблокировать вход сотрудника в систему, достаточно снять чек-бок “Активный”. ПОМНИТЕ. Запрещено сотрудникам создавать простые пароли, типа 123, qwerty  и т.п. Злоумышленники могут воспользоваться такой учетной записью и нанести непоправимый вред системе и данным компании.

Приглашение пользователя для работы в системе. В системе предусмотрена функция приглашения пользователя в систему, для этого в разделе “Сотрудники” необходимо нажать кнопку “Пригласить”, далее нажать “Создать” и заполнить все поля и нажать кнопку “Создать” на указанную почту система отправит ссылку на доступ пользователя, где он самостоятельно придумает себе логин и пароль. После активации его в системе необходимо назначить Права на вкладке “Права” и также заполнить вкладку “Работа”

*Должности. В системе по-умолчанию создан ряд должностей. Должностью определяется ряд функций пользователя в системе:

  • Вид главной страницы
  • Доступность блоков в левом меню

При необходимости создания дополнительных должностей, переходим на вкладку Настройки — Пользователи и права — Должности и создаем. Новые должности будут иметь стандартную стартовую страницу и полный список блоков меню в левом меню. При этом доступ по ссылкам левого меню будет ограничен, так как доступ к модулям определяется Ролью.

**Роли. В системе по-умолчанию создан ряд ролей, они определяют уровень доступа пользователя к вкладкам левого меню. Каждая должности соответствует определенной роли

При необходимости создания дополнительных Ролей, переходим на Настройки — Пользователи и права — Роли пользователей и создаем. После создания новой Роли, у этой роли не будет никаких прав доступа, для настройки переходим в пункт меню Настройки — Настройка ролей.

В карточке сотрудника, на вкладке роли, при выбранной роли, будут показаны текущие разрешения к блокам. При наведении на иконку, выведется расшифровка.

Настройка прав пользователей. Пользователь при переходе на страницу, которая ему недоступна, может отправить запрос на доступ к ней у администратора

Пользователь, при переходе на страницу,которая ему недоступна, может запросить к ней доступ.

На почту администратору системы поступает сообщение, о том, что пользователь ФИО запросил доступ к модулю. Администратор может подтвердить или отклонить запрос.